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Méthode ♦ Kit de productions

Optimiser les interfaces avec la pharmacie

Glossaire

REX
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La gestion des dispositifs médicaux (DM) recouvre des enjeux fonctionnels, organisationnels, sanitaires et économiques qui nécessitent une réflexion adaptée.

Or, les méthodes de gestion logistique des DM sont encore très peu outillées et ces faiblesses de l’organisation logistique peuvent conduire à des reports/annulations d’interventions, à un stress inutile des acteurs, des surcoûts, ou encore une perte de chance pour le patient.

En matière d’interface entre le bloc opératoire et la pharmacie, les principaux enjeux résident dans la gestion des stocks et la gestion des interfaces avec la stérilisation.

Cible

  • Cadre du bloc
  • Pharmacien
  • Cadre de pharmacie
  • Cadre de stérilisation
  • Chirurgiens

Enjeux

  • Fournir le DM approprié au bon patient pour chaque intervention
  • Assurer la bonne gestion des flux de dispositifs médicaux
  • Assurer la sécurité du patient pendant les interventions en fournissant des DM en temps voulu et fiables sur le plan sanitaire
  • Limiter les dépenses ou immobilisations financières injustifiées liées aux DM
  • Recentrer les compétences rares (notamment IBODE et IADE) sur leur cœur de métier

Indicateurs de suivi

  • Taux de rupture de stock (nombre de références non disponibles / nombre de références demandées)
  • Niveau de surstock = (stock actuel / (stock sécurité + X fois X consommation d’ici prochaine livraison))
  • Valorisation financière du niveau de surstock / valeur des stocks
  • Nombre d’évènements indésirables concernant les DM / mois

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Constituer un groupe de travail pluridisciplinaire regroupant de professionnels du bloc et de la pharmacie/stérilisation

Clés de la réussite

  • Coopération forte entre la pharmacie et le bloc opératoire
  • Définir la répartition des tâches logistiques entre les professionnels concernés, selon les compétences requises

Thèmes et fiches associés

Sommaire

1. Organisation de la gestion des stocks

1.1. Choix du système logistique d'approvisionnement et de stockage

1.2. Répartition des rôles dans la gestion des DM

1.3. Organiser le suivi et la traçabilité

2. La maîtrise de la consommation des DM

2.1. Rationaliser le référencement des DM

2.2. Anticiper l'utilisation des DM et vérifier leur disponibilité

2.3. Suivi de la consommation des DM

3. Les leviers à mobiliser pour fluidifier l'interface bloc - pharmacie

3.1. L'informatisation de la gestion des DM pour le bloc

3.2. La contractualisation entre le bloc et la stérilisation

Actions pour la mise en oeuvre

1. Organisation de la gestion des stocks

Les DM du bloc opératoire se répartissent en plusieurs catégories à gérer de façon adaptée selon les risques afférents et leur caractère réutilisable ou à usage unique :

  • Les DMNS (Dispositifs Médicaux Non Stériles) : ex : gants à usage unique, habillage à usage unique, etc.
  • Les DMS (Dispositifs Médicaux Stériles) comprenant :
    • Les DMR (Dispositifs Médicaux Réutilisables) : ex : boîtes d’instrumentation, endoscopes, etc.
    • Les DMI (Dispositifs Médicaux Implantables) : ex : prothèse de hanche, prothèse vasculaire, etc.
    • Les DMS (Dispositifs Médicaux à usage unique) : ex : compresses stériles, seringues, sondes, etc.

Toutefois, pour l’ensemble de ces DM, la gestion des stocks peut s’organiser autour des bonnes pratiques suivantes :

1.1. Choix du système logistique d'approvisionnement et de stockage

Pour gérer les stocks, il sera nécessaire de définir pour chaque produit :

  • Le stock de sécurité = stock minimum calculé d’après les aléas (variabilité) de consommation et de livraison
  • Le seuil de commande = Stock de sécurité + consommation d’ici la prochaine livraison (= consommation moyenne journalière X nb jours d’ici la prochaine livraison)

Différents systèmes d’approvisionnement logistiques existent. Les plus fréquents sont :

  • L’approvisionnement par complémentation à dates fixes de dotations
  • L’approvisionnement par système plein-vide à dates fixes de dotations
  • Les systèmes d’approvisionnement par déclenchement automatique en dessous de seuils de commande
  • L’approvisionnement sur préconisations de commande

La description de ces différents systèmes d’approvisionnement avec leurs avantages et leurs inconvénients vous est proposée : cliquez ici.

En termes de stockage, au bloc opératoire, des contraintes sont à respecter. Les systèmes de stockage doivent être :

  • Lavables et nettoyables facilement : dans ce cadre, des contenants (bacs, tiroirs) détachables et pouvant passer en laveur sont un plus ;
  • Résistants mécaniquement, car les boîtes d’instrumentation peuvent peser très lourd ;
  • Modulables facilement en dimensions et espaces, car les DM de bloc évoluent vite ;
  • Occuper une surface au sol réduite, car le m² de bloc opératoire coûte cher ;
  • En atmosphère contrôlée pour éviter le dépôt de poussières.

Différents modes de stockage des DM au bloc existent :

  • Etagères grillagées lavables
  • Paniers grillagés de stérilisation attachés au mur
  • Les stockeurs rotatifs verticaux
  • Les tours de stockage

Vous pouvez consulter le tableau récapitulant les avantages et inconvénients des dispositifs de stockage des DM en cliquant ici. Par ailleurs, vous trouverez un exemple de démarche de choix de dispositifs de stockage : cliquez ici.

1.2. Répartition des rôles dans la gestion des DM

En fonction du choix du système logistique, de la taille du bloc ainsi que du nombre d’intervenants, plusieurs organisations en matière de répartition des rôles peuvent exister :

  • Identification d’un personnel au bloc opératoire responsable de la gestion des stocks et des DM
  • Identification d’un IBODE / IDE référent de la gestion des stocks et des DM par spécialité
  • Identification d’un personnel à la pharmacie (en général un préparateur en pharmacie)
  • De nouvelles organisations tendent à émerger, comme la mise en place d’un gestionnaire de flux

Dans de nombreux établissements, l’organisation classique de répartition des rôles est de confier :

  • aux IBODE / IADE, la définition des besoins, l’inventaire, la rédaction de la commande et le rangement d’au moins une partie des DM (+ revoir les listes de DM utilisés par intervention avec les chirurgiens)
  • au cadre de bloc, le suivi des commandes
  • au pharmacien de valider les commandes
  • aux préparateurs ou secrétaires de pharmacie : la passation des commandes aux fournisseurs
  • aux agents logistiques la réception et le transport des DM

Dans cette organisation, les tâches qui incombent aux IBODE / IADE restent nombreuses et leur mobilisent une part non négligeable de leur temps. Dans un contexte où l’on cherche à optimiser le temps des soignants et à valoriser leurs compétences soignantes surtout auprès des patients pour les interventions, certains établissements mettent en place de nouvelles organisations avec un « gestionnaire de flux » qui ne soit ni IBODE ni IADE et qui soulage ces dernières de l’aspect purement logistique (inventaire, rangement des DM, décartonnage, etc.) afin de faire participer les soignants dans la gestion des DM que sur les tâches requérant leurs compétences soignantes (ex : vérification des DM nécessaires par intervention, révision des listes de DM/intervention avec les chirurgiens).

Ce gestionnaire de flux peut être par exemple un préparateur en pharmacie ou un personnel du bloc (hors IBODE / IDE et hors IADE).

1.3. Organiser le suivi et la traçabilité

La traçabilité des entrées / sorties de stocks est indispensable pour objectiver les stocks présents dans les arsenaux d’après les consommations passées.

Il est important de faire régulièrement des inventaires de stocks pour mesurer les écarts entre stocks physiques et stocks informatiques, et rechercher les causes des écarts et réajuster le niveau des stocks.

Les inventaires pourront être soient complets (sur tous les produits), soient tournants (sur une partie différente des produits à chaque fois), soient uniquement sur les produits critiques spécifiques à chaque établissement (dont la rupture de stock est impossible pour poursuivre l’activité), ou sur les produits onéreux.

2. La maîtrise de la consommation des DM

2.1. Rationaliser le référencement des DM

La diminution du nombre de références équivalentes pour un même usage peut permettre de massifier les achats et d’obtenir des prix unitaires moindres.

Dans cet objectif, deux étapes sont essentielles :

  • Rationalisation du référencement des DMR et DMI
  • Harmonisation du parc d’instrumentation pour les DMS ainsi que mise en adéquation de ce parc avec l’activité et la programmation

2.2. Anticiper l'utilisation des DM et vérifier leur disponibilité

L’anticipation de la mise à disposition des DMR et DMI nécessaires aux interventions dans le processus de programmation est fondamentale pour fiabiliser la logistique de ces DM.

Le processus peut se dérouler selon les étapes suivantes :

  • Lors de la demande de programmation de l’acte chirurgical : Le chirurgien indique sur la fiche de demande d’intervention papier ou informatisé, le libellé de l’intervention avec la technique chirurgicale (liée aux DMR) et le DMI qu’il compte utiliser.
  • Lors du staff de programmation de la semaine précédant l’intervention : La personne référente de la gestion des DM commande / réserve le matériel.
  • 72H avant l’intervention programmée : La personne référente de la gestion des DM contrôle la disponibilité du matériel et vérifie sa conformité avec la technique chirurgicale prévue.

Nous vous proposons un exemple de procédure de programmation qui intègre cette vérification de la disponibilité des DM : cliquez ici.

  • En amont de la vacation opératoire : Les IBODE / IDE de salle préparent la veille, sur des chariots serveurs, le matériel nécessaire pour les interventions.

2.3. Suivi de la consommation des DM

Il est important d’organiser le suivi de la consommation des DM.

Le suivi doit intégrer l'évolution des éléments suivants, croisée avec l'évluation du nombre d’interventions utilisatrices de DM onéreux (prothèses de hanche, etc.) :

  • Les coûts des DMI utilisés
  • Les coûts des DMI facturables en sus utilisés
  • Les coûts des 20% de DMI les plus onéreux utilisés
  • Les coûts des autres DMS utilisés
  • Les coût des DMNS utilisés

3. Les leviers à mobiliser pour fluidifier l'interface bloc - pharmacie

3.1. L'informatisation de la gestion des DM pour le bloc

La gestion des DM du Bloc est une gestion partagée :

  • Pour les DMI et DMS : gestion partagée entre le Bloc et la Pharmacie
  • Pour les DMR : gestion partagée entre le Bloc, la Stérilisation et la Pharmacie
  • Pour les DMNS : gestion partagée entre le bloc et l’économat de l’établissement ou la pharmacie

Dans ce contexte il est souhaitable que pour gérer les DM sans ressaisie ou processus papier, le logiciel de Bloc soit interfacé avec :

  • Le logiciel de Stérilisation
  • Le logiciel de Pharmacie
  • Le logiciel de Gestion Economique et Financière (par exemple pour les commandes urgentes, les inventaires de stocks)
  • Le logiciel de programmation / agenda des interventions

Le centre de ressources Mon Hôpital Numérique permet d’apporter plus de précisions quant au processus d’informatisation : cliquez ici.

3.2. La contractualisation entre le bloc et la stérilisation

Il est important d’avoir entre le bloc et la stérilisation, un contrat interne qui décrira les obligations des deux parties. Une trame de contrat type vous est proposée : cliquez ici.

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Date de parution : 06/01/2016

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