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Méthode ♦ Kit de productions

Désigner le binôme de pilotage du bloc

Ressources associées

Retour d'expérience, témoignage, Apport en connaissance

Cercle bloc n°3 : Y-a-t-il un pilote au bloc opératoire?

Glossaire

REX
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Le bloc opératoire se situe au cœur du fonctionnement d’un établissement. Il est au centre de l’activité de nombreux praticiens et sa gestion au quotidien nécessite une grande expertise et une réactivité spécifique. Il est donc nécessaire de trouver une « autorité » reconnue de tous et qui permette à la fois aux praticiens d’exercer dans les meilleures conditions et une gestion optimisée des ressources matérielles et humaines tout en privilégiant une prise en charge de qualité du patient. Le binôme de pilotage comprend le cadre régulateur de bloc (parfois appelé chef ou responsable de bloc) et le médecin coordonnateur de bloc. Les fonctions de régulation du cadre régulateur incluent :

  • Les modifications qui interviennent après la validation des propositions de programme et jusqu’au jour de l’intervention
  • Les aléas rencontrés lors du déroulement du programme (absence d’un personnel, durée réelle d’une intervention supérieure à sa durée prévisionnelle, prise en charge d’une intervention urgente, indisponibilité d’un matériel…)

Cible

  • Cadres du bloc
  • Médecin coordonnateur
  • Président du conseil de bloc

Enjeux

  • Pouvoir allouer aux acteurs du bloc les ressources nécessaires
  • Etre vigilant sur le bon déroulement du programme opératoire au quotidien
  • Adapter en fonction des circonstances l'affectation des ressources
  • Traiter sur le champ les cas d'urgences et d'arbitrage d'ordre médical au bloc opératoire

Indicateurs de suivi

  • Absence/présence de fiches de fonction du binôme de pilotage
  • Identification d'une mission de régulation : oui/non

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Avoir défini les instances de gouvernance du bloc opératoire
  • Posséder une charte de bloc à jour et diffusée
  • Disposer d’une cellule de programmation

Clés de la réussite

  • Les missions du cadre régulateur et du coordonnateur médical sont complémentaires
  • Aucun lien de hiérarchie n'existe entre le cadre régulateur et le coordonnateur médical
  • La réalisation des missions du binôme de pilotage s'appuie sur les règles de fonctionnement clairement définies, écrites et admises, ce qui rend leurs décisions indiscutables
  • Le coordonnateur n'est mobilisé que pour traiter les cas que le cadre régulateur n'est pas habilité à traiter (cas strictement médicaux)
  • Réunir les qualités suivantes pour le régulateur : très bonne connaissance du bloc, qualités relationnelles, de négociation, d'anticipation, de prise rapide de décision

Thèmes et fiches associés

Actions pour la mise en œuvre

1. Définir les rôles qui seront attribués au binôme de pilotage

1.1. Pour le cadre régulateur de bloc

Les modalités de fonctionnement de la fonction de cadre régulateur sont définies par le conseil de bloc et peuvent être inscrites dans la charte de bloc. Les missions du cadre régulateur sont donc à définir par chaque établissement en fonction des caractéristiques propres de son bloc opératoire. La liste suivante peut aider à définir les tâches dédiées à ce poste :

  • Programmation opératoire : si le cadre régulateur n’est pas seul responsable de la validation du programme opératoire, il doit être au centre du processus. Il doit participer au staff de programmation hebdomadaire et, le cas échéant, doit pouvoir intervenir s’il estime que le programme prévu sur une période donnée n’est pas en adéquation avec les ressources allouées.
  • Adaptation des ressources à l’activité : une fois le programme opératoire validé, le cadre régulateur doit s’assurer de la mise en adéquation des ressources avec les besoins des praticiens exprimés lors de la validation du programme. Cette adéquation inclut aussi bien les ressources humaines (adaptation du planning du personnel), que les ressources matérielles (salles opératoires et matériel disponible à l’heure de l’intervention…)
  • Suivi du bon déroulement du programme opératoire : c’est le cadre régulateur qui, au quotidien, est responsable de l’avancée du programme opératoire. Il régule donc l’activité du bloc et fait en sorte que les interventions commencent à l’heure prévue. Il doit être prévenu et valider tout changement dans le programme opératoire (annulation d’intervention, report, changement d’ordre dans le programme opératoire, intégration d’urgences, changement de salle, etc.). Il régule le programme au cours de la journée pour faire face aux aléas (durée d'intervention supérieure à la durée prévisionnelle, prise en charge d'une intervention urgente, absence de personnel, absence de matériel…).
  • Pour toute décision le nécessitant, il demandera une validation médicale du « coordonnateur médical du bloc opératoire ». Cette précision est importante, notamment pour l’intégration d’urgences dans le programme ou le changement d’ordre opératoire, en particulier en cas de conflit entre plusieurs praticiens.
  • Suivi du tableau de bord : un des rôles du cadre régulateur est de suivre les indicateurs choisis par l’établissement pour intégrer le tableau de bord du bloc opératoire. Il communique régulièrement ces informations au conseil de bloc, au personnel du bloc et à la direction de l’établissement.
  • Dans le cadre de ses missions, le cadre régulateur pourra également fournir des indicateurs (taux de démarrage à l'heure, taux de débordement, recensement des évènements indésirables…) au conseil de bloc pour lui permettre de veiller au respect des règles édictées dans la charte.

De manière générale, c’est le cadre infirmier du bloc opératoire (IBODE) qui occupe cette fonction. Il peut arriver dans certain cas que ce soit le cadre IADE, voir le duo cadre IBODE-cadre IADE. Une fiche de poste type vous est proposée. Afin de traiter le flux de patients au cours de la journée, le régulateur doit être disponible quotidiennement, idéalement sur des horaires similaires à ceux des vacations opératoires. Il doit être facilement joignable, identifié de tous, y compris des unités de soins.

1.2. Pour le coordonnateur médical

Le coordonnateur médical a pour mission de traiter sur le champ les cas d’urgence et d’arbitrage d’ordre médical. Une fiche de poste type vous est proposée.

Le coordonnateur médical est quant à lui souvent un anesthésiste. Etant donné que cet acteur est notamment chargé des arbitrages d’ordre médical, il doit être disponible 24h/24 et 365 jours par an. Cet acteur n’est donc en général pas nommé de façon pérenne mais c’est une fonction prise par un acteur présent au sein du bloc opératoire. Il est présent au sein du bloc et doté d’un téléphone dédié à cette fonction, dont le numéro est connu de tous. Dans de nombreux établissements, il s’agit d’un anesthésiste (voire de l’anesthésiste de garde) car son métier lui donne une vision assez transversale de ce qu’il se passe au bloc opératoire. Il travaille de manière très rapprochée avec le cadre régulateur. En effet, ce dernier doit pouvoir avoir son aval sur toutes les décisions délicates qu’il doit prendre. Enfin, le coordonnateur médical ne prend pas les décisions à la légère et selon son simple avis. Il s’appuie sur un minimum de protocoles formalisés et validés au préalable par le conseil de bloc. Il peut être recommandé que le conseil de bloc fasse un bilan régulier des activités et des décisions du coordonnateur médical afin de recadrer son rôle si nécessaire.

2. Définir les qualités nécessaires pour remplir au mieux les tâches du binôme de pilotage

2.1. Pour le cadre régulateur de bloc

Afin que les différentes tâches décrites précédemment puissent être réalisées de manière performante, la personne qui occupera ce poste devra avoir un certain nombre de compétences, savoirs-être ou de qualités spécifiques :

  • Connaissance de l’environnement du bloc opératoire :
    • Connaissance du matériel utilisé
    • Connaissance des besoins en ressources humaines
    • Ces connaissances sont importantes pour qu’il puisse gérer au quotidien les tâches qui lui sont attribuées. Elles sont également importantes en termes de crédibilité, vis à vis des praticiens qui utilisent le bloc opératoire et vis à vis des personnels qui seront sous son autorité.
  • Management : Le cadre régulateur étant en charge de la mise en adéquation des ressources humaines avec le programme opératoire, il est nécessaire qu’il ait des qualités d’encadrement certaines. Il devra également, au quotidien, gérer les tensions et les aléas qui peuvent exister quotidiennement dans cet environnement complexe, confiné et souvent générateur de stress.
  • Médiation : Il arrive que des conflits interviennent dans le bloc opératoire entre praticiens, entre praticiens et personnel de soins… Le cadre régulateur doit être capable de s’interposer pour faire régner une atmosphère de travail sereine.
  • Relations avec la communauté médicale du bloc : Connaître les acteurs du site et lier une relation de confiance est souvent un premier pas qui va conditionner le succès de la prise de fonction du cadre régulateur.

2.2. Pour le coordonnateur médical

Les qualités et compétences requises pour la fonction de coordonnateur médical peuvent être les suivantes :

  • Connaissances médicales : dans le but de pouvoir prioriser les interventions urgentes, ou déplacer des interventions programmées pour la prise en charge d’urgences « vraies ».
  • Relations avec la communauté médicale du bloc : pour faciliter l’arbitrage et la résolution de conflits.
  • Relations avec le cadre de bloc : il est en effet son soutien et son référent médical.
  • Capacité d’arbitrage : nécessaire en cas de conflits entre les différents intervenants médicaux, de situations où une expertise médicale est nécessaire, ou en l’absence du cadre régulateur.
  • Capacité d’évaluation des conflits : le coordonnateur doit analyser de façon rétrospective les raison de survenue de situations conflictuelles et le bien fondé des décisions prises.

3. Clarifier les modalités pratiques de la mise en œuvre de la régulation

La clé d’une régulation efficace réside dans la transmission et la centralisation de toutes les demandes de modification de programme à un acteur unique (le régulateur). Ces demandes doivent idéalement être transmises sur la base d’un support unique, en précisant s’il s’agit d’une annulation, d’un report, d’une modification. Le jour de l’intervention, le régulateur doit connaître à chaque instant les modifications de programme, les interventions urgentes (non connues la veille), les retards dans le déroulement du programme. Une procédure type de prise en charge des interventions non programmées vous est proposée. De plus, un logigramme d'ajout d'une intervention au programme pour les patients ajoutés jusqu’à un jour avant le début du programme et ceux ajoutés au cours du programme vous est proposé. Un système d’information performant, permettant de visualiser à la fois le programme prévu et le déroulement du programme est un atout considérable pour une régulation efficace. Aussi, le management est un point clé du fonctionnement de la régulation. En effet, le jour J, l’intégralité du personnel (IBODE, IDE, IADE, brancardiers, ASH) intervenant au bloc doit relever de l’autorité effective du régulateur qui réalise sa mission conformément aux règles définies par le conseil de bloc. De même, les praticiens doivent accepter la régulation des interventions, à l’initiative du régulateur. En cas de conflit relatif à la détermination d’une urgence médicale, le régulateur s’appuie sur l’expertise du coordonnateur médical.

4. Rédaction et validation de la fiche de fonction pour le cadre régulateur de bloc et le coordonnateur médical

Une fois la fiche de fonction rédigée, il est impératif de la faire valider par les médecins intervenant au bloc opératoire. Selon les cas, cette validation peut être faite par les différents chefs de services, par le président de conseil de bloc ou par les membres du conseil de bloc. Cette étape de validation, voire de modifications, de précisions de la fiche de poste avec les médecins, est essentielle. Si elle n’a pas lieu, le cadre régulateur et la fonction de coordonnateur auront beaucoup plus de mal à se faire accepter et leur autorité ne sera pas reconnue.

5. Choix du binôme de pilotage et prise de fonction

5.1. Pour le cadre régulateur de bloc

Une fois le choix du cadre régulateur effectué, il est présenté au conseil de bloc par la direction de l’établissement et son rôle et ses attributions seront réexpliqués clairement. Dans les premiers temps de sa prise de fonction, il est essentiel que ses décisions soient appuyées par la direction de l’établissement. Un désaveu de cette dernière lors des premières prises de décisions du cadre régulateur engendre en général une perte d’autorité de celui-ci, qu’il sera très difficile de regagner par la suite.

5.2. Pour le coordonnateur médical

Il peut s’agir d’un chirurgien ou d’un anesthésiste (ou les deux quelques fois). En règle générale, il s’agit d’un anesthésiste car celui-ci a un rôle transversal dans le bloc opératoire. N’appartenant de plus à aucune spécialité, cette casquette « neutre » peut être un atout au quotidien. Cela évite aussi au chirurgien de s’impliquer dans une situation délicate envers ses confrères. Dans tous les cas, le coordonnateur est de formation médicale.

Cette réponse vous paraît-elle utile ?
Date de parution : 03/01/2016

Commentaires ( 3 )

TASTET Véronique
posté le 07/11/2017

Bonjour
Pourriez vous me conseiller ou me transmettre quelques écrits sur le rôle du chef paramédical de bloc? Quelle est sa place dans la gouvernance? S'agit-il d'un cadre? Cadre sup? Cadre de Pôle?
Merci de vos réponses

LEBLANC Deniz
posté le 14/11/2017

Bonjour Madame,

Sur le pilotage et le management du bloc opératoire et le rôle des encadrants, nous avions organisé une journée autour de plusieurs retours d'expériences. Vous pouvez retrouver les supports de présentation et les actes de ce Cercle sur ce centre de ressources, sur le lien suivant : http://bloc-operatoire.anap.fr/publication/2091-y-a-t-il-un-pilote-au-bloc-operatoire

Bien cordialement,

Michalon N (CH SENS)
posté le 26/09/2018

Bonjour

je recherche des établissements ayant un ingénieur en organisation au sein du bloc opératoire. Auriez vous des références ?

Cordialement

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