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Méthode ♦ Kit de productions

Assurer le maintien des compétences des ressources non médicales

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Gérer et maintenir les compétences sont deux préoccupations majeures dans toute organisation, et particulièrement dans un bloc opératoire. Les bonnes pratiques professionnelles, les modalités de prise en charge, les obligations légales, les exigences de sécurité sont autant d’éléments qui évoluent au fil du temps et qu’il est indispensable de maîtriser pour maintenir la qualité et la sécurité de la prise en charge au bloc opératoire.

Cible

  • Cadres du bloc
  • Coordonnateur médical
  • Directeur des soins

Enjeux

  • Assurer l’adéquation des compétences des professionnels en poste avec les besoins du bloc, en termes d’activité et de continuité de la prise en charge du patient
  • Assurer la qualité et la sécurité de la prise en charge des patients
  • Organiser une gestion des compétences propice à la fidélisation des professionnels et à l’attractivité de son bloc opératoire
  • Assurer un équilibre entre polyvalence et spécialisation des ressources humaines, notamment IBODE

Indicateurs de suivi

  • Taux de professionnels ayant bénéficié de formations en interne
  • Taux de professionnels ayant bénéficié de formations en externe
  • Taux d’absentéisme
  • Turn-over de l’équipe par catégorie professionnelle

Kit Outil / Rex

Pré-requis

  • Organisation du bloc opératoire définie et stable
  • Politique de gestion des ressources humaines validée au niveau institutionnel

Clés de la réussite

  • Clarté et stabilité de l’organisation du bloc opératoire
  • Implication des acteurs dans l’identification des activités et des compétences, des modalités d’appropriation, de transfert et d’évaluation
  • Exploitation des outils dans le cadre des évaluations individuelles et des évolutions professionnelles

Thèmes et fiches associés

Actions pour la mise en oeuvre

Le cycle de maintien des compétences au sein du bloc opératoire peut être schématisé de la façon suivante :

1. Définir l’organisation cible

1.1. Décrire les tâches et les activités sur chaque poste de travail

La compétence est la mobilisation ou l’activation de plusieurs savoirs dans une situation donnée. Elle est définie comme une somme de savoirs alliant des savoirs théoriques, procéduraux et un savoir-faire basé sur l’expérience. Il s'agit d'un savoir-faire opérationnel validé et entretenu.

Afin de cartographier les compétences, plusieurs temps sont à respecter sur la base des organisations en place et en cohérence avec les besoins du bloc opératoire. Cette méthode est structurante, elle est schématisée ci-dessous :

1er temps :

  • Définir les postes de travail nécessaires pour assurer l’ensemble des activités d’un bloc opératoire (toutes catégories professionnelles confondues)
  • Organiser des groupes de travail par catégorie professionnelle pour recenser l’ensemble des tâches et des activités associées à chacun des postes de travail. Vous pourrez synthétiser ces éléments selon l’exemple de fiche de poste proposé (cliquez ici).
  • S’assurer que les tâches ainsi définies sont cohérentes et partagées par tous les acteurs

2ème temps :

  • Faire identifier par les acteurs concernés, les tâches sensibles et sur lesquelles une attention particulière devra être apportée
  • Hiérarchiser chacune des tâches en fonction du niveau de maitrise attendu et de l’expertise à déployer
  • On pourra par exemple identifier des :
    • tâches de niveau 1 = réalisables en mode standard et sans réelles particularités
    • tâches de niveau 2 = qui nécessitent une pratique avancée et une forme d’expertise, etc.
    • tâches de niveau 3 = les tâches de référence, les tâches règlementées, celles que seul un groupe d’acteurs maîtrise et celles où ces derniers sont en capacité de transmettre leur savoir

3ème temps :

  • Au regard de chaque tâche ou activité, définir une modalité de formation et les critères permettant d’apprécier si la tâche et/ou l’activité sont maitrisées.
  • Afin d’objectiver la formation et l’évaluation, on définit les critères qui permettront de fixer :
    • L’accompagnement et la formation interne pour réaliser cette tâche /activité
    • Les critères qui valideront que cette tâche / activité est maitrisée.

Cette étape permet de définir les modalités de formation en interne et fixe clairement les conditions de montée en compétences de chacun des acteurs du bloc opératoire. La caractérisation de critères objectifs, associés à des éléments tangibles de vérification et validation de la maîtrise de chacune des tâches ou des activités, permet de professionnaliser le processus d’intégration et de formation des équipes. L’accompagnement en interne est ainsi objectivé, tout comme le processus d’évaluation. Une évaluation de la compétence des acteurs, sur la base des fiches de postes de travail et des fiches d'activités, pourra ainsi être réalisée.

1.2. Evaluer / S'auto-évaluer

Une fois le document formalisé et validé, (poste de travail X - liste des tâches et activités - modalités de formation - critères attestant la maîtrise), vous pourrez demander aux acteurs de s’auto-évaluer sur tous les postes de travail qu’ils sont amenés à occuper. Cette étape permet aux responsables du bloc opératoire de connaitre le niveau de maitrise de chacun de ses opérateurs sur l’ensemble des postes de travail et à travers les tâches inhérentes. L’auto-évaluation permet aux acteurs expérimentés tout comme aux acteurs récemment intégrés d’objectiver leurs connaissances et la maitrise des tâches qu’il leurs sont confiées. Cette auto-évaluation se fait sur la base de la fiche de poste, qui décrit l’ensemble des tâches / activités que la personne doit maîtriser (attention la fiche de poste n’est pas la fiche de recrutement qui est plus généraliste).

S’agissant d’un nouvel arrivant, ce travail d’auto-évaluation sera remplacé par un processus de formation et d’apprentissage interne où le tuteur, le référent, le cadre ou le praticien valideront pas à pas et objectivement l’acquisition du savoir et des compétences tels que fixés et définis dans les fiches de poste.

1.3. Formaliser les compétences disponibles au sein du bloc opératoire, les besoins actuels et futurs (matrice des compétences)

Ce travail de recensement des compétences (dont un modèle vous est proposé ici) disponibles au sein du bloc opératoire permet d’alimenter la matrice des compétences et de vérifier la disponibilité de toutes les compétences attendues, sur les différentes périodes (jour/nuit, semaine/week-end, période haute/période creuse de congés), afin d’assurer la continuité de la prise en charge du patient.

La mise à jour régulière de la matrice des compétences (disponible ici) permet d’objectiver une partie de l’entretien annuel d’évaluation individuelle, et d’alimenter le plan de formation interne ou externe. Attention, la matrice des compétences ne doit pas être un support d’évaluation. Ce sont bien deux processus distincts, même si la première peut nourrir les parties prospectives et formation du second.

Pour affiner la gestion des compétences, sur la base des spécificités et de besoins réels et définis, les responsables de bloc opératoire peuvent établir les profils sur la base des niveaux (par exemple 1 = réalise l’activité en mode standard - 2 = dispose d’une pratique avancée - 3 = est le référent et peut transmettre son savoir).

Cette dynamique de gestion des profils de compétences permet de :

  • Faciliter la réalisation des plannings de travail
  • Organiser les départs en congés sur la base de besoin en compétences définies
  • Assurer la régulation des activités en cas de problèmes ou d’urgences
  • Maintenir les compétences disponibles et nécessaires au bloc opératoire

Comment traiter la question de la poly-compétence ou de la spécialisation ?

Nous vous proposons quelques éléments de réponse pour aborder ce sujet sensible.

  • Sur des postes de travail différents au sein d’un même service ou sur des secteurs d’activité différents, des tâches repérées comme similaires ou proches doivent permettre d’envisager une base de poly compétences sur ces tâches ou sur ces groupes de tâches précises.
  • Le repérage et l’identification de ces tâches doivent permettre à l’encadrement de débuter des plannings communs, des formations communes et des échanges de personnels le cas échéant.
  • Les tâches ou les activités nécessitant une plus grande expertise ou une particularité technique, professionnelle, règlementaire, etc. marqueront la zone de spécialisation. Elles seront transférables avec précaution, accompagnement et formation (cf. étape 7 de la figure 1).

2. Maintenir les compétences disponibles et nécessaires au bloc opératoire

2.1. Anticiper les départs et identifier les futurs besoins sur le plan des compétences

La définition de chaque profil de compétences doit permettre à l’encadrement d’avoir une vision prospective des besoins en formation et/ou du recrutement d’un profil particulier. Au départ d’un acteur du bloc opératoire, le responsable peut facilement savoir quelles compétences partent et doivent être remplacées (via le recrutement ou via la montée en compétences des acteurs existants).

Cela doit faciliter la dynamique à mettre en œuvre :

  • Les ressources en interne qu’il faut accompagner ou former,
  • Le cas échéant, engager un recrutement avec des compétences ciblées comme proposé dans l’exemple de fiche de poste : cliquez ici.

2.2. Organiser des programmes de formation en interne en fonction des besoins et de l'évolution de l'activité

Dans cette étape, il s’agit d’identifier en interne les personnes ressources au bloc opératoire qui pourraient réaliser des séquences d’accompagnement, de transfert de compétences ou de formation (cf. chapitre 1.3). Il peut aussi s’agir de structurer en interne des rencontres régulières où les acteurs présentent des études de cas, réalisent des revues de morbidité mortalité (RMM), apportent des éclairages bibliographiques, font des retours d’expérience. Il peut aussi s’agir de sessions de partage consécutives à des formations externes, la participation à des congrès professionnels ou même des visites sur site, etc.

Si l’établissement est enregistré comme organisme de DPC (Développement Professionnel Continu), ces formations internes pourront être valorisées au titre du DPC.

2.3. Organiser des programmes de formation externes

Le plan de formation doit être adapté aux besoins des acteurs du bloc opératoire. Le processus interne à la structure doit être respecté, notamment en réalisant un recueil des besoins annuels et individuels. Il peut être complété par une veille sur les congrès et les formations innovantes proposées au fil de l’eau, ou sur la base de demande de formation faite ponctuellement par un agent (dont un modèle vous est proposé ici). Les règles d’attribution des formations doivent être connues et partagées par tous.

La définition des cahiers des charges pour l’achat d’une formation doit se faire en cohérence et en concertation avec les acteurs du bloc opératoire sur les bases des besoins identifiés et des particularités. Chaque fois que cela est possible, il faut évaluer l’impact de la formation sur la pratique de l’agent et en termes de bénéfice pour le bloc opératoire.

La gestion des compétences peut être chronophage dans une organisation à flux tendu, mais c’est indispensable de dégager ces temps pour la formation afin de maintenir le niveau de compétence du bloc ; c’est un investissement.

3. Mettre en œuvre un circuit d'accueil d'un nouveau collaborateur médical ou non médical

L’accueil d’un nouveau collaborateur est une étape essentielle qui conditionne bien souvent son intégration et sa montée en charge. Dans cette étape, qui se doit d’être la plus conviviale possible, les acteurs du bloc opératoire vont s’engager à décrire les étapes fondamentales : le circuit administratif si nécessaire (passage RH, badges, blouses, carte self, etc.), la visite des locaux, la présentation à l’équipe, la présentation des consignes et des informations clés, l’ouverture des droits d’accès aux divers logiciels, la remise d’un livret d’accueil et toutes les procédures fondatrices du bloc opératoire, voire de l’établissement, les procédures d’hygiène et de sécurité. Dans ce circuit d’accueil, pourront être définies les modalités de formation et d’accompagnement du nouvel arrivant. Un modèle de fiche d'accueil vous est proposé : cliquez ici. Un dispositif d’information doit donc être mis en place pour tout nouveau personnel temporaire ou permanent.

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Date de parution : 03/01/2016

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