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Méthode ♦ Kit de productions

Etablir une planification adaptée

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Glossaire

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La planification consiste à allouer du temps de bloc opératoire à des praticiens ou à des groupes de praticiens pour leur permettre de prendre en charge leurs patients. Cette pratique est incontournable et permet d’assurer une gestion efficace des moyens humains et matériels. Elle permet particulièrement au cadre et au chef de bloc d’allouer, à l’avance, le « temps salle » suffisant et nécessaire pour l’activité opératoire. La planification s’établit par spécialité, au moins sur une périodicité annuelle, et doit être validée par la direction de l’établissement.

Cible

  • Cadres de bloc
  • Médecin coordonnateur

Enjeux

  • Avoir une visibilité sur l’ouverture et l’organisation du bloc opératoire
  • Mettre en adéquation l’ouverture des salles avec l’activité, en dimensionnant les vacations au strict nécessaire, compte tenu des besoins de l’établissement
  • Dégager des marges de manœuvre pour accueillir plus d’activité / fermer des salles quand l’activité diminue de façon continue
  • Garantir les meilleures conditions de sécurité et de qualité de prise en charge au patient
  • Améliorer les conditions de travail des praticiens et du personnel soignant

Indicateurs de suivi

  • Taux d’occupation
  • Taux d’ouverture
  • Taux de débordement

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Avoir mis en place un dispositif de recueil de l’activité en continu ou faire une enquête ad hoc sur une période significative d’au moins 1 mois, idéalement 3 mois (hors période de vacances)
  • Se référer aux indicateurs cibles ANAP (cf. guide des indicateurs) pour évaluer son organisation
  • Avoir défini la gouvernance du bloc opératoire (cf. Thème Gouvernance)

Clés de la réussite

  • La planification suppose l’analyse de données d’activité en heures d’occupation des salles. L’activité doit être « monitorée » régulièrement. L’existence d’un système d’information permet de faciliter cette analyse. Les données doivent être consolidées pour déterminer le temps d’occupation des salles par spécialité ou par praticien
  • La planification suppose l’existence d’une commission ad hoc pour être validée. C’est un processus stratégique qui détermine le volume d’actes potentiel et par conséquent le niveau de recettes liées à cette activité.
  • En cas de modifications majeures de la planification, l’implication de la direction de l’établissement est nécessaire pour s’assurer que ces choix sont bien en corrélation avec la stratégie et les prévisions d’activité en chirurgie.
  • Il pourrait être facilitant de travailler en collaboration avec un professionnel qui sait manipuler des données et produire des tableaux de bord, comme le contrôleur de gestion par exemple
  • La planification doit être évaluée au moins annuellement, voire révisée si besoin

Thèmes et fiches associés

Actions pour la mise en oeuvre

1. Réaliser un état des lieux de l’occupation des vacations du bloc opératoire

L’état des lieux peut être réalisé à partir de données directement issues du logiciel de gestion du bloc opératoire, ou à partir d’une enquête ad hoc réalisée sur au moins 1 mois. L’outil d'analyse des blocs opératoires de l’ANAP peut être utilisé pour réaliser cette analyse : cliquez ici.

Quatre indicateurs sont à regarder particulièrement, dans le cadre de la refonte de la planification opératoire :

  • Le taux d’occupation par spécialité (cible 85%)
  • Le taux d’occupation par la même spécialité (cible 85%)
  • Le taux de débordement (cible : <5%)
  • Le taux de fins précoces

Ces indicateurs peuvent également être croisés avec deux autres indicateurs :

  • La part d’activité programmée par spécialité, pour envisager les modalités les plus appropriées de prise en charge des urgences
  • La durée moyenne d’intervention par spécialité, pour choisir le modèle d’amplitude horaire le plus adapté

L’état des lieux doit vous permettre d’identifier les spécialités qui présentent des écarts par rapport aux cibles d’efficience à atteindre et par conséquent d’identifier les vacations qui peuvent être sur ou sous-dimensionnées par rapport au besoin réel.

2. Calculer le besoin en heures salle, par spécialité

L’objectif est d’évaluer le besoin en heures à offrir à chaque praticien ou spécialité et répartir cette offre d’heures salle sur l’année. Pour ce faire, trois paramètres sont à prendre en compte :

  • Le besoin actuel en vacations, sur la base du diagnostic réalisé à l’étape précédente
  • D’éventuels nouveaux besoins, en lien avec les orientations stratégiques de l’établissement
  • La saisonnalité de l’activité

2.1. Evaluation du besoin actuel en vacations

Le besoin en heures salle pour une spécialité donnée, peut être estimé en employant la formule suivante :

Besoin actuel = (Temps réel d'occupation de la salle (TROS) + Débordement) / taux d’occupation cible

Les valeurs TROS et débordement sont issues de l’état des lieux réalisé en étape 1.

Le calcul du besoin en heures de vacations doit tenir compte d’un taux d’occupation cible. Ainsi, pour une spécialité donnée, le calcul serait le suivant :

Spécialité TROS Débordement Cible occupation Besoins actuel en heures salle
xxxxxx 8h 2h 85%

=(8+2)/0,85

= 11,76 heures

2.2. Evaluation d’éventuels nouveaux besoins, en lien avec les orientations stratégiques de l’établissement et la dynamique d’activité pour chaque spécialité

Le besoin en heures/salles estimé à l’étape précédente, doit être pondéré avec :

  • les orientations stratégiques de l’établissement,
  • les ressources médicales disponibles (départs/arrivées de nouveaux praticiens),
  • des éléments de prospective par spécialité : augmentation ou baisse d’activité, développement d’une nouvelle technique opératoire, etc.

L’outil Excel de simulation du besoin en vacation par spécialité permet de calculer les écarts entre la ressource structure du bloc et le besoin en vacations : cliquez ici.

2.3. Prise en compte de la saisonnalité pour lisser l’activité opératoire

Dans le cadre d’un travail de refonte de la planification opératoire, il est important de tendre vers un objectif de lissage de l’activité sur les différents jours de la semaine mais également les différentes périodes de l’année. Le lissage de l’activité permet de garantir une prise en charge et des conditions de travail identiques, tous les jours de l’année, et de mieux articuler l’activité opératoire avec la disponibilité des lits. Il est donc judicieux de travailler deux schémas de planification distincts : un pour les périodes d’activité normale, et un schéma de planification spécifique pour les périodes de vacances scolaires ou la période estivale, sur lesquelles on sait que le bloc tourne au ralenti compte tenu des congés des soignants et des chirurgiens (ou planification de période creuse).

3. Définir le schéma-cible de vacations

Une fois le besoin en heures par spécialité calculé, il s’agit maintenant d’établir des scenarii d’organisation des vacations (nombre de salles, amplitude horaire, …). Il est conseillé de travailler a minima trois scénarii : un scénario de basse activité et deux scénarii de forte activité. Les différents scenarii doivent permettre de jouer sur 3 variables :

  • La répartition de l’activité sur la semaine
  • L’amplitude horaire des vacations
  • Le nombre de salles à armer

Les scenarii d’organisation des vacations doivent prendre en compte les contraintes d’équipements, de locaux et d’éventuels impacts sur les autres secteurs. (Stérilisation, SSPI, Approvisionnement et pharmacie, etc.)

4. Valider et mettre en œuvre la nouvelle planification

Les schémas d’organisation cible doivent être présentés aux instances de l’établissement pour validation, avant mise en œuvre. Le choix du scenario optimal peut être discuté dans le cadre du conseil de bloc, en présence de la direction de l’établissement. Afin d’assurer une bonne acceptation de la nouvelle organisation, des temps de présentation et de discussion doivent être organisés spécialité par spécialité. Une fois la nouvelle organisation validée, il est nécessaire d’en préparer le déploiement (identification d’une date cible de mise en application, révision de la charte de bloc, paramétrage des vacations dans l’outil informatique, adaptation des plannings des personnels, mise à plat des nouveaux besoins et circuits avec les autres services potentiellement impactés comme le bionettoyage, le brancardage, la stérilisation, la pharmacie pour les DM, l’unité de chirurgie ambulatoire, etc. (cf. fiche Mettre en adéquation les ressources humaines à l'organisation de son bloc opératoire), ajustement des circuits d’approvisionnement, etc.)

5. Evaluer la nouvelle planification mise en place et ajuster les actions à mettre en œuvre en fonction de l’évaluation

La nouvelle planification nécessite d’être évaluée à 3 et 6 mois afin de mettre en place des actions correctrices si nécessaire. Il s’agit notamment de mesurer l’efficience de la nouvelle organisation mise en place et d’identifier les écarts entre l’organisation prévisionnelle et l’organisation réelle.

  • A 3 mois :
    • Evaluer la mise en œuvre des scénarii, notamment à travers la mesure des indicateurs de suivi définis au préalable
    • Mesurer le temps d’ouverture des blocs
  • A 6 mois :
    • Mesurer les écarts entre l’occupation prévisionnelle des blocs et l’occupation réelle ?
    • Evaluer le respect de la répartition des vacations entre les praticiens / spécialités ?
    • Mesurer le niveau de satisfaction de toutes les catégories de professionnels sur la nouvelle organisation

Enfin, il est fondamental de suivre les dysfonctionnements et difficultés rencontrées dans la nouvelle organisation mise en place, afin de réaliser les ajustements nécessaires.

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Date de parution : 03/01/2016

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