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Instructions

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Sommaire

  • A. Planification opératoire
    • 1. Allouer les vacations par spécialité
    • 2. Dimensionner les vacations
    • 3. Réaliser une planification opératoire qui tienne compte des contraintes de l'établissement
  • B. Programmation opératoire
    • 1. Transmettre une demande d'intervention
    • 2. Ordonnancer le programme opératoire
  • C. Gestion des ressources humaines
    • 1. Planifier les absences des praticiens
    • 2. Adapter les ressources paramédicales à l'activité
    • 3. Recentrer les ressources rares sur leur cœur de métier
  • D. Régulation / Supervision
    • 1. Transmettre les annulations, modifications et rajouts d'intervention
    • 2. Réguler le flux d'urgences
  • E. Management et pilotage
    • 1. Conseil de bloc
    • 2. Responsable de bloc
    • 3. Tableau de bord
  • F. Sécurité de prise en charge
    • 1. Gestion du risque
    • 2. Dossier du patient

Glossaire

HAS

Autodiagnostic bloc opératoire

La planification consiste à allouer des ressources (en l’occurrence des salles opératoires) à des praticiens ou à des groupes de praticiens pour leur permettre de prendre en charge leurs patients

A. Planification opératoire
Non concerné

Objectif de la bonne pratique observée :
Une allocation des vacations par spécialité permet à un ensemble de praticiens de s'organiser pour maximiser l'occupation des ressources. Elle maximise le taux d'occupation des salles et des vacations.
Description de la "bonne pratique observée":
Les vacations sont attribuées par spécialité et correspondent à un « droit d’utilisation » exprimé en heures, sans salle dédiée en particulier (éventuellement à un type de salle pour bénéficier d’un type d’équipement, d’un niveau d’asepsie…)

1. Allouer les vacations par spécialité
Non concerné

1.1. Les salles peuvent être attribuées à des spécialités différentes au cours du temps pour en maximiser l'occupation (hors contraintes de sepsie ou de matériel fixe installé en salle).

1.2. Aucune salle n'est attribuée nominativement à un praticien donné.

1.3. Les chirurgiens d'une même spécialité (ou d'un même cabinet pour les établissements privés) s'organisent entre eux pour garantir une présence en chirurgien qui permet une occupation optimale de leurs vacations

Objectif de la bonne pratique observée :
L'objectif de cette bonne pratique est d'améliorer l'efficience du bloc opératoire en conciliant :
- développement des activités chirurgicales conformément aux orientations du projet médical
- diminution des débordements
Description de la bonne pratique observée :
La méthode la plus efficace doit combiner à la fois l’analyse des données de l’année précédente, les capacités d’hébergement et le projet stratégique de l’établissement et sa déclinaison au sein du pôle. La planification suppose l’analyse de données d’activité en heures d’occupation des salles. L’activité doit être «monitorée» régulièrement voire en permanence. Les données doivent être consolidées pour déterminer le temps d’occupation des salles par spécialité ou par praticien.

2. Dimensionner les vacations
Non concerné

2.1. Les données d'activités sont saisies au fil de l'eau et alimentent la production en routine d'indicateurs de pilotage (Taux d'occupation, Taux de débordement, Taux d'ouverture)

2.2. Les vacations opératoires sont réallouées périodiquement suite à l'analyse des taux d'occupation par spécialité.

2.3. L'allocation annuelle des vacations tient compte de la saisonnalité (période de moindre activité, ou plus forte activité selon les spécialités)

2.4. Le dimensionnement des vacations tient compte de la stratégie de l'établissement (projet médical) et des analyses médico économiques fournies par la direction de l'établissement

Objectif de la bonne pratique observée :
L'objectif de cette bonne pratique est d'améliorer l'efficience du bloc opératoire (mise en adéquation de la ressource salle avec les besoins de l'activité) en conciliant :
- développement des activités chirurgicales conformément aux orientations du projet médical
- diminution des débordements
Description de la bonne pratique observée :
Une planification opératoire efficace doit s'appuyer sur un calcul de flux. Ce dernier doit permettre de garantir que la planification opératoire (positionnement des vacations sur certains jours de la semaine) est compatible avec :
- la capacité d'hébergement de l'établissement
- la capacité de la SSPI
Cette pratique permet de maîtriser les phénomènes d'engorgement liés à une planification opératoire qui rassemble sur une courte période plusieurs spécialités aux durées opératoires courtes (ex: stomato, ophtalmo)

3. Réaliser une planification opératoire qui tienne compte des contraintes de l'établissement
Non concerné

3.1. La planification opératoire est conçue de telle sorte à garantir un débit de patients sortant du bloc constant sur l'ensemble des jours de la semaine.

3.2. Le dimensionnement des vacations tient compte de la capacité d'hébergement de l'établissement

3.3. Le dimensionnement des vacations tient compte de la capacité de la SSPI par jour de la semaine (lissage au jour le jour au cours de la semaine)

3.4. Le dimensionnement des vacations tient compte de la capacité de la SSPI heure par heure (lissage au cours de la journée, pour tous les jours de la semaine)

La programmation des patients vise :

  • D’une part à faciliter l’organisation des différents acteurs au sein du bloc afin de minimiser les moyens (salles, matériels, consommables) et les ressources humaines nécessaires pour réaliser les interventions, en assurant un niveau de qualité et de sécurité optimal
  • D'autre part, à sécuriser la prise en charge des patients en fournissant les informations nécessaires

B. Programmation opératoire
Non concerné

Objectif de la bonne pratique observée :
L'objectif de cette pratique est de transmettre au bloc l'ensemble des informations nécessaires à l'organisation de la prise en charge du patient dans des conditions de sécurité optimales
Description de la bonne pratique observée :
La fiche de demande de programmation est standard. Son renseignement par le chirurgien ou sa secrétaire est exhaustif et systématique.

1. Transmettre une demande d'intervention
Non concerné

1.1. Le processus de programmation est consigné dans une procédure connue de tous les praticiens, secrétaires médicales et cadres du bloc.

1.2. Cette procédure est évaluée périodiquement et les résultats analysés en conseil de bloc.

1.3. Un staff de programmation existe et se réunit à fréquence hebdomadaire

1.4. Le support de demande d'intervention est standard (identique pour toutes les spécialités).

1.5. La demande d'intervention comporte systématiquement l'ensemble des items nécessaires à une bonne programamtion (informations d'identification du patient, motif d'intervention, matériel nécessaire)

1.6. Les durées prévisionnelles d'intervention par acte et par chirurgien sont connues et prises en compte dans la programmation

1.7. Les demandes de personnel supplémentaire sont consignées dans les demandes d'intervention et argumentées.

1.8. Le type d'anesthésie souhaitée est systématiquement consigné dans la demande d'intervention

1.9. Toutes les demandes d'interventions sont adressées au bloc a minima le jeudi ou le vendredi précédent la semaine de l'intervention.

1.1. Au sein des blocs opératoires, nous ne pratiquons pas les actes soumis à un Forfait Sécurité Environnement (actes externes)

Objectif de la bonne pratique observée :
La fonction d’ordonnancement des interventions consiste à déterminer l'ordre des interventions dans chaque salle, en fonction des moyens humains (exemple 1 IBODE qui doit passer d'une salle à l'autre) et matériels (exemple : nombre d'endoscopes, ...)
Description de la bonne pratique observée :
Le cadre régulateur détermine l'ordre opératoire définitif en fonction des contraintes organisationnelles propres aux activités programmées. Il garantit notamment une maximisation des taux d'occupation des salles, des personnels et la sécurité de la prise en charge.

2. Ordonnancer le programme opératoire
Non concerné

2.1. L'ordonnancement du programme opératoire est confié au responsable de bloc

2.2. Les demandes d'interventions sont adressées à un acteur (ou cellule) unique

2.3. L’origine du patient est prise en compte dans la constitution du programme opératoire.(pour éviter par exemple de générer des retards en programmant en début de journée des patients non encore présents dans l’établissement)

2.4. L'ordonnancement du programme opératoire garantit toujours le respect des règles d’asepsie (les patients septiques en fin de programme)

2.5. La disponibilité des ressources matérielles (salles, boîtes, matériels, etc.) est prise en compte dans la constitution du programme opératoire.

2.6. La disponibilité du personnel pour les interventions mobilisant des ressources supplémentaires (aide-opératoire, instrumentiste) est prise en compte dans la constitution du programme opératoire.

2.7. Il existe une procédure et des acteurs identifiés pour l'appel des patients au fil de la journée et le lien avec le brancardage

La mise en adéquation des ressources humaines à l'activité tient une place centrale dans l'organisation du bloc opératoire, afin de garantir un fonctionnement du bloc opératoire sans surcoûts et d'utiliser au mieux les compétences rares sur la durée opératoire

C. Gestion des ressources humaines
Non concerné

Objectif de la bonne pratique observée :
Connaître à l'avance les absences de praticiens, afin de pouvoir adapter les ressources mobilisées (en nombre de salles et en personnel paramédical)
Description de la bonne pratique observée :
Fixer des délais de prévenance pour la prise des RTT et de congés en fonction des périodes d'activité

1. Planifier les absences des praticiens
Non concerné

1.1. La charte de bloc définit et précise les procédures d'anticipation et de pose de vacances pour les praticiens

1.2. Les procédures d'anticipation des absences sont effectivement respectées par les praticiens

1.3. De fait, les vacations laissées vacantes sont systématiquement redistribuées aux spécialités ou praticiens qui disposent d'une file active suffisante pour les remplir

1.4. Les vacations laissées vacantes, ne pouvant être redistribuées à d'autres spécialités, sont fermées

Objectif de la bonne pratique observée :
Garantir une adéquation entre les ressources paramédicales mobilisées et l'activité opératoire, tout au long de la journée.
Description de la bonne pratique observée :
Les plannings des ressources paramédicales tiennent compte du niveau de l'horaire d'ouverture des salles et du niveau d'activité

2. Adapter les ressources paramédicales à l'activité
Non concerné

2.1. Le planning des équipes soignantes tient effectivement compte des congés des praticiens

2.2. Le planning des équipes soignantes est élaboré de telle manière à limiter les périodes de chevauchement sur le créneau de midi

2.3. Les plannings des équipes non médicales (IBODE, IADE, IDE, brancardiers, AS et ASH) sont cohérents entre eux et avec les horaires d'ouverture du bloc

2.4. Les règles d'armement des salles sont bien définies et tiennent compte des besoins des différentes spécialités

Objectif de la bonne pratique observée :
Favoriser la présence en salle des ressources rares (notamment IBODE et IADE)
Description de la bonne pratique observée :
Prévoir une organisation de travail permettant de limiter le temps consacré à des tâches afférentes au strict minimum.

3. Recentrer les ressources rares sur leur cœur de métier
Non concerné

3.1. Le planning des équipes soignantes tend à minimiser le temps consacré à des tâches afférentes hors salle

La régulation/supervision consiste à assurer un fonctionnement optimal du bloc opératoire tant en mobilisation des ressources et des moyens qu’en qualité et sécurité de la prise en charge des patients. Elle consiste à gérer deux aspects :

  • Les modifications de programme qui interviennent après la validation des propositions de programme et jusqu’au jour de l’intervention
  • Le déroulement du programme pour régler les aléas (durée d'intervention supérieure à la durée prévisionnelle, prise en charge d'une intervention urgente, absence de personnel, absence de matériel, etc.)

D. Régulation / Supervision
Non concerné

Objectif de la bonne pratique observée :
L'objectif de cette bonne pratique est de permettre au bloc opératoire de réaménager le programme opératoire en lui transmettant l'ensemble des annulations et modifications d'interventions décidées par les praticiens chirurgiens et anesthésistes.
Description de la bonne pratique observée :
Les annulations et modifications d'interventions font l'objet d'une transmission écrite. Le motif de l'annulation ou de la modification est systématiquement renseigné.

1. Transmettre les annulations, modifications et rajouts d'intervention
Non concerné

1.1. Le support d'annulation d'intervention est standard et comporte systématiquement le motif de l'annulation.

1.2. Le support de modification d'intervention est standard et comporte systématiquement le motif de la modification

1.3. Le support de rajout d'intervention est standard et contient l'ensemble des informations attendues dans la feuille de demande d'intervention.

1.4. Les annulations, modifications et rajouts d'intervention sont adressées à un acteur (ou cellule) unique.

Objectif de la bonne pratique observée :
La fonction de régulation des interventions consiste à optimiser l’affectation des moyens (salles, matériels) et des ressources humaines à l’activité programmée, compte tenu d’un volume d’aléas attendu
Description de la bonne pratique observée :
Le cadre régulateur, avec l'appui du médecin coordonnateur, organise au mieux la prise en charge des urgences, tout en assurant la fluidité du programme opératoire.

2. Réguler le flux d'urgences
Non concerné

2.1. La définition précise d'une urgence est consignée dans la charte de bloc

2.2. La définition précise d'une urgence vitale est consignée dans la charte de bloc

2.3. Les règles d'intégration des urgences dans le programme réglés sont consignées dans la charte de bloc

2.4. Une cellule de régulation placée sous l'autorité du responsable de bloc est constituée. Elle a pour mission d'ajuster le programme opératoire en fonction des aléas survenus au cours de la journée opératoire.

2.5. Le régulateur est informé en temps réel de l'avancement du programme opératoire

2.6. Un coordonnateur médical unique et joignable 24h/24 est identifié et connu de tous (il ne s'agit pas a priori de la même personne en permanence). Le « coordonnateur médical » a pour mission de rendre des arbitrages médicaux relatifs à la prise en charge des urgences.

2.7. Un numéro de téléphone unique est valable tous les jours, 24h/24 pour atteindre le coordonnateur médical du moment

Le management d'un bloc opératoire implique l'existence d'instances fortes, aux missions et modalités de fonctionnement précises et partagées

E. Management et pilotage
Non concerné

Objectif de la bonne pratique observée :
D’après la circulaire n° DH/FH/2000/264 du 19 mai 2000, l’établissement devra se doter « sous l'égide de la CME, [d’]un conseil de bloc opératoire dont le rôle est de faciliter l'organisation harmonieuse du bloc opératoire et qui comprendra au minimum un chirurgien, un anesthésiste, un cadre infirmier et un cadre infirmier anesthésiste, s'il existe.».
Description de la bonne pratique observée :
Indépendamment du statut de l'établissement (la circulaire n° DH/FH/2000/264 du 19 mai 2000 n'est pas imposable aux établissements privés), l'existence d'un conseil de bloc à la composition restreinte (Cf. ci-dessus) facilite l'organisation du bloc opératoire.
Le soutien de la direction d'établissement facilite l'exécution des décisions du conseil de bloc.

1. Conseil de bloc
Non concerné

1.1. Le conseil de bloc existe.

1.2. Ses missions sont détaillées et consignées dans la charte de bloc (validation des règles de fonctionnement et de la planification opératoire)

1.3. Le conseil de bloc remplit ses missions

1.4. Le conseil de bloc élabore les règles de fonctionnement du bloc opératoire

1.5. Le conseil de bloc traite les problèmes organisationnels rencontrés de manière récurrente

1.6. Le conseil de bloc traite les questions relatives à la qualité et la sécurité de la prise en charge des patients

1.7. Le conseil de bloc traite les questions relatives aux conditions de travail des personnels

1.8. Le conseil de bloc traite les questions relatives aux conditions d’exercice des praticiens opérateurs et anesthésistes.

1.9. La direction de l'établissement co-signe avec le président du conseil de bloc les comptes rendus de séance

Objectif de la bonne pratique observée :
Le responsable de bloc (communément appelé "chef de bloc") est une personne dont l'autorité est reconnue de tous les intervenants du bloc opératoire. Il est au centre des principaux processus du bloc, tels que la programmation et la régulation.
Description de la bonne pratique observée :
Le responsable de bloc est identifié. Ses missions sont identifiées et reconnues de tous.

2. Responsable de bloc
Non concerné

2.1. Le responsable de bloc existe.

2.2. Le responsable de bloc est une autorité reconnue sur l'ensemble des salles et du personnel du bloc opératoire

2.3. Le responsable de bloc est un membre du conseil de bloc

2.4. Il veille à la bonne adéquation des plannings des personnels paramédicaux entre eux et avec l'activité

2.5. Il est responsable des flux au sein du bloc : il veille à l'application de l'ensemble des procédures d'appel des brancardiers en amont et en aval du bloc

2.6. Il est responsable de l'efficience : il veille à la qualité de l'information de gestion pour disposer des indicateurs (Taux d'occupation, débordement, taux d'ouverture)

Objectif de la bonne pratique observée :
Disposer d'outils d'aide à la décision, permettant de piloter plus efficacement le bloc opératoire.
Description de la bonne pratique observée :
Le bloc opératoire dispose a minima, d'un tableau de bord mensuel, permettant le suivi des indicateurs-clés de performance

3. Tableau de bord
Non concerné

3.1. Au sein du bloc opératoire, un tableau de bord de pilotage existe et permet de suivre à fréquence régulière les indicateurs-clés de performance (taux d'ouverture, taux d'occupation, taux de débordement)

3.2. Au sein du bloc opératoire, le tableau de bord de pilotage est utilisé comme support d'aide à la décision

Pour sécuriser la prise en charge, l'organisation du bloc opératoire doit s'appuyer sur des procédures appliquées dans 100% des cas. Elles garantissent une évaluation systématique du risque infectieux associé au patient et à l'acte, la transmission du dossier du patient complet au bloc opératoire, et une vérification rigoureuse de son identité via les 5 items d'identification tout au long du circuit du patient du lit à la salle d'opération.

F. Sécurité de prise en charge
Non concerné

Objectif de la bonne pratique observée :
Sécuriser la prise en charge du patient au bloc opératoire et limiter la survenue d'évènements indésirables graves péri opératoires.
Description de la bonne pratique observée :
Des procédures qualité et gestion des risques existent et sont évaluées régulièrement.

1. Gestion du risque
Non concerné

1.1. Une procédure de vérification de l'identité du patient est rédigée et appliquée dans 100% des cas.

1.2. Dans le cadre de la procédure de certification HAS, le bloc opératoire est :

1.3. La checklist HAS "Sécurité du patient au bloc opératoire" est utilisée pour 100% des patients

1.4. La bonne application des procédures qualité / gestion des risques est évaluée régulièrement.

1.5. Les résultats obtenus sont présentés en conseil de bloc.

Objectif de la bonne pratique observée :
Toutes les informations nécessaires à la prise en charge doivent être vérifiée et à disposition des professionnels du bloc opératoire avant l'entrée en salle d'opération du patient.
Description de la bonne pratique observée :
Le dossier du patient est accessible depuis le bloc opératoire. Il contient systématiquement toutes les informations nécessaires à la bonne prise en charge du patient

2. Dossier du patient
Non concerné

2.1. Le bloc opératoire est informatisé

2.2. Le bloc opératoire a accès au dossier informatisé du patient complet

2.3. Le dossier mis à la disposition du bloc contient systématiquement le compte rendu de consultation du praticien opérateur

2.4. Le dossier mis à la disposition du bloc contient systématiquement le compte rendu de consultation du praticien anesthésiste

2.5. Le dossier mis à la disposition du bloc contient systématiquement l'ensemble des informations nécessaires à une prise en charge de qualité du patient

2.6. Une fiche de liaison existe entre le bloc et les unités de soins. Elle permet une fluidité dans la transmission de l'information

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